لا تكتمل رسمية المؤسسات والشركات في مختلف القطاعات بدون نظام الحضور والانصراف بالبصمة الذي يتابع حضور الموظفين وانصرافهم ومدى التزامهم خلال فترات الدوام، طويلة كانت أم قصيرة.
قديماً كان الاعتراف بدور اجهزة البصمة مهمشاً بحجة طبيعة المؤسسات وعدم انخراطها بالتكنولوجيا بالإضافة للتفكير الشائع أنها تجرح بثقة الموظفين، ولكن مع التقدم الذي أحرزناه في الآونة الأخيرة أصبحت انظمة الحضور والانصراف بالبصمة ضرورة ملحة تضمن لأصحاب الشركات التزام مواردهم البشرية بساعات الدوام، مما يعكس على الإنتاجية ويتيح لهم تطبيق الترقية بكل عدالة واستحقاق.
ولأن الأمر مستحدث، دعونا اليوم نتحدث لكم عن الأسئلة الشائعة حول نظام الحضور والانصراف.
أسئلة شائعة حول نظام الحضور والانصراف بالبصمة
- ما هو جهاز بصمة الاصبع؟
جهاز بصمة حضور وانصراف هو أحد الوسائل التي تثبت حضور الموظفين ببصمات الأصابع، حيث أن تعد بصمة الاصبع من الهويات البشرية الفريدة لكل فرد.
لكل إنسان بصمة تختلف عن غيره ويستحيل أن تتشابه مع أحد، حتى الأشخاص الذين يولدون توأمان لديهم بصمات مختلفة! لذلك يؤمل ألا يتم الخلط بين حضور كل موظف أو خداع بسبب تفرد البصمة.
بمجرد أن يحفظ جهاز البصمة بصمة أحدهم، سيتيح تسجيل أوقات دخول وخروج الموظف، والإخطار عن ساعات العمل اليومية، ليس هذا فحسب، بل سيجعل من السهل على فريق تنمية الموارد البشرية حساب وقت العمل، بما في ذلك العمل الإضافي والمزايا.
- لم عليك تركيب بصمة حضور وانصراف ؟
تكمن أهمية تركيب بصمة حضور وانصراف في عدة مزايا، منها:
- لمتابعة مواعيد الحضور بشكل دقيق وصحيح.
- ولمتابعة مواعيد الانصراف بشكل عادل.
- لعمل تقرير يومي خاص بكل موظف.
- كذلك لعمل تقرير بالساعة لكل موظف، ومعرفة كم عدد الساعات التي يقضيها خارج العمل.
- لمعرفة مبلغ استحقاق كل موظف وعمل تقرير شهري له.
- لعمل تقرير حماية الأجور.
- هل سعر اجهزة البصمة مكلف؟
نظرًا لأن نظام الحضور والانصراف بالبصمة يستخدم آلات، فمن المؤكد أنه ستكون هناك تكاليف استثمارية لشراء الأجهزة والصيانة مستقبلاً.
تحتاج الشركة إلى شراء الماكينة والصيانة والكهرباء والمصاريف الأخرى التي يتم تكبدها أثناء استخدام الجهاز.
بعد أن تشتري الشركة هذه المجموعة تصبح تلقائيًا أصول الشركة وتحتاج إلى التحكم في جميع هذه الأصول للصيانة.
الأمر في البداية مكلف، ولكنه مع مرور المرحلة الأولى سيكون بسعر مقبول عند بعض الشركات والمؤسسات طالما أرادت أن تحقق الهدف.
- هل نظام البصمة مضمون 100% لإثبات حضور وانصراف الموظفين؟
لطالما ارتبط جهاز البصمة ببصمة الفرد والتي كما قلنا يستحيل أن تتشابه بين فردين أو أكثر، بإمكاننا القول أن نظام الحضور والانصراف هو الأفضل من بين الوسائل التي تسعى لتحقيق نفس الغرض.
ولكن! هناك حيل قليلة يمكن للموظفين استخدامها مثل تصوير البصمات وتسجيل إصبعين في وقت واحد ، أحدهما يخص صديق للتغيب عن العمل حين تركيب الجهاز لأول مرة.
- هل هناك أنواع مشابهة لأنظمة الحضور والانصراف ببصمة الإصبع؟
تتشعب أنظمة مراقبة الحضور والانصراف للموظفين لتنقسم لصنفين:
- أنظمة الحضور والانصراف الفيزيائية:
مثل: بصمات الأصابع، وقزحية العين، الوجه.
- أنظمة الحضور والانصراف السلوكية:
مثل: الإيماءات، وديناميات الكتابة اليدوية، والتوقيع، وسرعة الكتابة، والطريقة التي نسير بها، والصوت والكلام.
على كل مؤسسة أو شركة أن تختار ما يناسبها من أنظمة المراقبة لحضور وانصراف الموظفين وحسب المزايا والعيوب لكل نظام على حدا، كأن تضع بين عيونك الهدف الأسمى من تركيب هذه الأنظمة ومدى استيعابك من موارد مادية وبشرية.
- هل هناك عيوب لنظام الحضور والانصراف بالبصمة؟
- على الرغم من أنه برنامج تتبع حضور فعال من حيث التكلفة، إلا أن المؤسسات الصغيرة قد تفشل في تحمل تكلفة تنفيذ النظام وصيانته.
- الماسحات الضوئية لجهاز الحضور والانصراف هذا عرضة لأعطال فنية.
- قد تكون قواعد البيانات البيومترية عرضة للاختراق من نظام الحضور بالبصمة.
- قد لا يتم التعرف دائمًا على بصمات كبار السن الذين يستخدمون أيديهم في العمل اليدوي في آلة الحضور والانصراف هذه.
- في حال إصابة الأصبع بجرح أو خدش لا يتعرف عليه الجهاز، كما أن عليك تطبيق الأصبع وهو جاف خالٍ من أي بلل.
الخاتمة
يعد نظام الحضور والانصراف بالبصمة أحد التقنيات التي يمكن أن تبسط عملية حضور الموظفين وترقياتهم وأدائهم الفعلي خلال ساعات الدوام.
دائماً ما تسعى الشركات لتطوير أعمالها عامة، وجهاز البصمة من إحدى الوسائل التي تحقق الغاية والمطلب.
